STRUKTUR ORGANISASI
DESKRIPSI TUGAS UNTUK SETIAP POSISI
Dewan komisaris
Bertanggung
jawab kepada:-
Membawahi:
Direktur Utama
Tugas:
memeberikan
nasihat kepada direktur dlam melaksanakan pengurusanperusahaan
melakukan pengawasa natas jalannya usaha pada perusahaan
dagang tsb. bertindak sebagai wakil pemegang saham melakukan pelaksanaan dari
setiap kebijaksanaan yang telah digariskan atau dikeluarkan
Wewenang:
dewan komisaris
dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untu kmelaksanakan tugas –tugas
tertentu direktur,apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan
tertentu menghadiri rapat direksi dan memberikan pandangan-pandangan
terhadap hal-hal yang dibicarakan mengetahui segala kebijakan dan tindakan yang
telah dan akan dijalankan oleh direktur.
Direktur utama
Bertanggung
jawab kepada: dewan komisaris
Membawahi:
direktur
pembelian dan gudang,direktur administrasi & keuangan,direktur pemasaran
Tugas:
membuat rencana
pengembangan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek & panjang memberikan
laporan pertanggungjawaban kepada rapat umum pemegang saham(RUPS) bertanggung
jawab penuh atas tugasnya untuk kepentingan perseroan
dalam mencapai maksud dan –tujuannya.
Wewenang:
mengawasi serta
mengurus kekayaan perusahaan menunjuk,mengangkat dan memberhentikan direktur
menandatangani permintaan pengeluaran kas yang jumlahnya besar dan sifatnya
penting menetapkan pencapaian tujuan untuk jangka panjang mengambil keputusan
dan strategi bagi perusahaan.
Internal
auditor
Bertanggung
jawab kepada: Direktur utama
Membawahi:-
menyusun dan
melaksanakan rencana audit internal menguji dan mengevaluasi pelaksanaan
pengendalian intern&sistm manajemenresiko sesuai kebijakan
perusahaan melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efesiensi & efektifitas
di bidang keuangan ,akuntansi,operasional,SDM,pemasaran,TI,dan kegiatan
lainnya.
membuat laporan hasil audit & menyampaikan laporan tsb. Kepada direktur
utama & dewan komisaris.
Wewenang:
Mengakses
seluruh informasi yang relevan tentang perusahaan terkait dgn tugas dan
fungsinya Melakukan komunikasi secara langsung dengan
direksi,dewan komisaris, dan komite audit beserta-
anggota-anggotanya
Direktur
pembelian dan gudang
Bertanggung
jawab kepada: Direktur utama
Membawahi:
bagian
pembelian,bagian penerimaan,bagian gudang
Tugas:
Menandatangani
segala urusan pembelian ,penerimaan,dan gudang. Bertanggung jawab atas segala
urusan yang berhubungan dengan pembelian.
Wewenang:
memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan
gudang
Bagian
pembelian
Bertanggung
jawab kepada: Direktur pembelian dan gudang.
Membawahi:-
Tugas:
mementukan
pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang mengeluarkan order pembelian kepada
pemasok yang dipilih
Wewenang:
membuat
pemesanan pembelian dan memesan barang kepada pemasok membuat pembelian yang
befungsi untuk menambah stock barang.
Bagian
penerimaan
Bertanggung
jawab kepada: Direktur pembelian dan gudang .
Membawahi:-
Tugas:
memeriksa
jenis,mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok bertanggungjawab
untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan
membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke
direktur pembelian dan gudang.
Wewenang:
menolak barang
yan dikirim pemasok jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan
meng-otorisasi untuk penerimaan barang yang jenis,spesifikasi,mutu,kuantitas
dan pemasoknya seperti yang tercantum.
Menerima barang yang diretur
Bagian gudang
Bertanggung
jawab kepada: Direktur pembelian dan gudang
Membawahi:-
Tugas:
memepersiapkan
barang yang akan dikirim bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang
diterima dari retur penjualan bertanggung jawab menyerahkan surat order
penjualan dan barangnya ke bagian pengiriman mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang.
Wewenang:
memeriksa
penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin melakukan retur penjualan mengontrol
retur penjualan dan retur pembelian.
Direktur
administrasi dan keuangan
Bertanggung
jawab kepada:Direktur utama
Membawahi:
Departemen
personalia dan umum, departemen keuangan,departemen akuntansi.
Tugas:
melakukan
penelitian dan analisa keuangan termasuk masalah pajak melakukan verifikasi ulang
atas semua bukti kas,penerimaan dan pengeluaran kas melakukan verifikasi atas
semua buku penjualan tunai,faktur penjualan dan nota pembelian- serta
bukti barang dari perusahaan ke konsumen.
Wewenang:
menandatangani
seluruh dokumen yang berkaitan dengan aministrasi perusahaan membuat evaluasi
kegiatan perusahaan bidang keuangan/
Departemen
personalia dan umum
Bertanggung
jawab kepada: Direktur adminstrasi dan keuangan
Membawahi:
bagian
umum,pegawai dan humas
Tugas:
membuat
perencanaan pegawai sesuai kebutuhan dari setiap departemen bertanggungj jawab
dalam memilih dan mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan- perusahaan
memberikan pelatihan kepada pegawai agar mempunyai motivasi kerja dan menemukan
solusi untuk -setiap persoalan yang dihadapi oleh pegawai perusahaan
Wewenang:
menilai dan
mengukur kinerja pegawai memberikan sanksi kepada pegawai yang melanggar aturan
perusahaan memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada direktur.
Bagian pegawai
Bertanggung
jawab kepada: Departemen personalia dan umum
Membawahi:-
Tugas:
melaksanakan
pengelolaan adminstrasi kepegawaian penyusunan progam dan petunjuk pembinaan
dan pengembangan kepegawaian melaksanakan mutasi pegawai & tatausaha
kepegawaian mengawasi pegawai apakah telah melakukan pekerjaannya sesuai dengan
tugasnya mengadakan perekrutan pegawai baru
member petunjuk kepada pegawai untuk dapat mengkontribusikan kemampuan yang ada
pada perusahaan.
Wewenang:
menetapkan pegawai mana yang mendekati masa pensiun
Departemen Umum
Bertanggung
jawab kepada: Departemen personalia dan umum
Membawahi:-
Tugas:
Mengendalikan
dan menyelenggarakan kegiatan dibidang administrasi,kepegawaian,serta-
kesekertariatan menyelenggarakan kegiatan dibidang kerumahtanggaan,peralatan
kantor,dan perundang2an mengurus pembekalan material & peralatan teknik
mengadakan pembelian barang-barang yang diperlukan perusahaan.
Wewenang:
Menandatangani
surat atau laporan menilai dan menentukan kualitas barang membuat harga
perkiraan sendiri mengeluarkan uang persediaan mendistribusikan barang
inventaris dan barang persediaan
menilai dan menentukan kondisi barang inventaris untuk diusulkan penghapusan.
Bagian Humas
Bertanggung
jawab kepada: Departemen personalia dan umum
Membawahi:-
Tugas:
Mengawasi pelaksanaan penerimaan,pendistribusian,pengiriman&
pengarsipan,surat-surat dan- dokumen perusahaan mengawasi pelaksanaan
pemeliharaan kebersihan & keamanan kantor serta harta perusahaan agar-
terhindar dari kebakaran,kerusakan,pencurian mengawasi penggunaan alat-alat
tulis, peralatan kantor & persediaannya.
Wewenang:
Menjalin
hubungan bai k dengan pihak eksternal.
Departemen
keuangan
Bertanggung
jawab kepada:Direktur administrasi dan keuangan
Membawahi:
Bagian kasir,
bagian kredit
Tugas:
mengkoordinir,menganalisa,mengelola
data-data,sehingga tersusun suatu laporan keuangan- perusahaan ikut serta dalam
mengamankan asset perusahaan bertanggung jawab atas kegiatan keuangan
mengatur masalah yang berhubungan dengan penyediaan dan enggunaan dana.
menyediakan laporan keuangan untuk internal maupun eksternal perusahaan.
Wewenang:
mengatur
kebijaksanaan dan engendalian keuangan untuk penghematan biaya pengeluaran
perusahaan.
Bagian kasir
Bertanggung
jawab kepada:Departemen keuangan
Membawahi:-
Tugas:
menerima daftar
penerimaan kas,bukti kas masuk,dank as/cek,kasir membuat bukti setor bank &
menyetorkan kas tersebut ke bank kasir mengarsipkan daftar penerimaan kas an
bukti kas masuk urut tanggal.
Wewenang:
memberikan
tanggaldan cap lunas padatiap bukti penerimaan dan pengeluaran kas
berwenang dan bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan uang ks
perusahaan
Bagian kredit
Bertanggung
jawab kepada:Departemen keuangan
Membawahi:-
Tugas:
memberi
otorisasi penghapusan piutangyang sudah tidak dapat ditagih lagi.
Memeriksa data kredit pelanggan yang mencakup sejarah kredit dan batas
kredit pelanggan melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan
calon anggota bertanggung jawab atas pemberian kartu kredit kepada
pelanggan terkirim.
Wewenang:-
Departemen
akuntansi
Bertanggung
jawab kepada: Direktur administrasi dan keuangan
Membawahi:
bagian piutang,
utang,penagihan,pembukuan.
Tugas:
bertanggung
jawab pada uruan piutang,utang, penagihan,dan pembukuan memeriksa kebenaran
penulisan dan perhitungan kwitansi dan surat jalan memeriksa limit piutang dari
setiap peruahaan.
Wewenang:
menetapkan metode-metode yang digunakan dalam pencatatan akuntansi.
Bagian piutang
Bertanggung
jawab kepada: Departemen akuntansi.
Membawahi:-
Tugas:
memeriksa nomor
seri faktur penjualan mengarsipkan faktur penjualan urut tanggal
mencatat berkurangnya piutang di transaksi pelunasan piutang oleh
debitur.
Wewenang:
Meng-otorisasi bukti penerimaan kas masuk.
Bagian Utang
Bertanggung
jawab kepada: Departemen akuntansi
Membawahi:-
Tugas:
Menerima
tembusan order pembelian dari departemen pembelian serta laporan
penerimaan barang- dari bagian gudang yang dokumen tersebut diarsipkan urut
nomor.
Wewenang:
mencocokkan
dokumen,mengecek perhitungan,menyetujui pembayaran faktur, dan membuat voucher
mengarsipkan voucher dan dokumen pendukungnya(faktur asli,laporan penerimaan
barang,order- pembelian dan dan permintaan pembelian) dalam arsip paket voucher
urut tanggal jatuh tempo
mengeluarkan paket voucher dari arsipnya dan menyerahkan ke kasir.
Bagian
penagihan
Bertanggung
jawab kepada: Departemen akuntansi.
Membawahi:-
Tugas:
Melakukan
penagihan yang telah jatuh tempo melakukan faktur penjualan kartu kredit dan
mengarsipkan menurut Abjad.
Wewenang:
membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit
perusahaan dilampiri dengan
faktur penjualan kartu kredit.
Bagian
pembukuan
Bertanggung
jawab kepada: Departemen akuntansi
Membawahi:-
Tugas:
Melaksanakan
penyelesaian administrasi keuangan melaksanakan pembayaran gaji dan
tunjangan-tunjangan lainnya melaksanakan tata pembukuan keuangan menyimpan dan
melaporkan dana operasional transaksi secara harian dan bulanan.
Wewenang:
Melakukan
koordinasi dg kasirdan bagian pelayanan terhadap validasi transaksi sebelum
melakukan- pencatatan pada sistem terkomputerisasi.
Direktur
pemasaran
Bertanggung
jawab kepada: Direktur utama
Membawahi:
Departemen
penjualan,departemen promosi
Tugas:
Merencanakan
dan merumuskan kebijakan strategis yang menangkut pemasaran memonitoring dan
mengarahkan proses2 diseluruh divisi direktorat pemasaran melakukan koordinasi
strategis antar direktorat memberikan masukan pada direktur utama dalam
memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran.
Wewenang:
menetapkan
pedoman harga barang dan jasa menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan
kebijakan pemasaran serta penmgadaan barang dan jasa menetapkan sistem
pengendalian hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap.
Departemen
penjualan
Bertanggung
jawab kepada:Direktur pemasaran
Membawahi:
Bagian order
penjualan ,bagain pengiriman
Tugas:
bertanggungjawab
kepada direktur pemasaran mengkoordinir penjualan agar memenuhi target
menyusun rencana penjualan mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar
menganalisa laporan penjualan & mengadakan evaluasi serta memberikan saran
dalam rangka peningkatan penjualan
Wewenang:
memberikan
kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan
Bagian order
penjualan
Bertanggung
jawab kepada: Departemen penjualan
Membawahi:-
Tugas:
membuat faktur
penjualan mencatat order yang diterima dari pesanan membawa dokumen order
penjualan ke bagian otorisasi kredit
Wewenang:
Memverifikasi
order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap meng-otorisasi
pengembalian barang oeh pelanggan dengan cara membuat memo kredit.
Bagian
pengiriman
Bertanggung
jawab kepada: Departemen penjualan.
Membawahi:
Tugas:
Menyerahkan
barang yang dipesan sesuai dg mutu,kuantitas,spesifikasinya sesuai dg yang
tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari
penjual.
Wewenang:
Meng-otorisasi
dalam membuat nota pengiriman
Departemen
promosi
Bertanggung
jawab kepada:direktur pemasaran
Membawahi:
Bagian riset
pasar,bagian promosi
Tugas:
Bertanggungjawab
atas kegiatan pemasaran menerima an memahami setiap keluhan pelanggan
membuat rencana “costumer visit” dan “costumer call” untuk period tertentu.
Wewenang:
menetapkan cara mempromosikan barang ke pelanggan
Bagian riset
pasar
Bertanggung
jawab kepada: Departemen promosi
Membawahi:-
Tugas:
Untuk
mengetahui seberapa besar kekuatan para pesaing usaha yang akan dihadapi oleh
pebisnis
mencari informasi mengenai harga,kuantitas,kualitas barang.
Wewenang:
Menentukan para pesaing usaha sehingga mengetahui kelemahan dan kelebihan
guna mendapatkan keuntungan.
Bagian promosi
Bertanggung
jawab kepada: Departemen promosi
Membawahi:-
Tugas:
Mengajukan
anggaran biaya produksi kepada departemen promosi melaksanakan progam promosi
yang disetujui oleh departemen promosi mengusulkan progam-progam promosi.
Wewenang:
menentukan
sarana-sarana dalam mempromosikan produk & mengusulkannya ke departemen
promosi
menentukan pemasangan iklan terkait promosi produk.
SISTEM PENGGAJIAN DAN PROSES REKRUTMEN
Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian
Berikut
di uraikan bagan alir sistem penggajian yang merupakansistem pembayaran atas
jasa yang di serahkan oleh karyawan yangbekerja sebagai manajer, atau kepada
karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau
hari kerja atau jumlah produk yang di hasilakan. Oleh karena itu, dalam
sistempenggajian ini tidak di perlukan pencatatan waktu kerja, karena biaya tenaga kerja yang di keluarkan oleh Perusahaan
tidak perlu di bebankanlangsung kepada produk. Untuk lebih jelasnya, lihat
bagan alir sistempenggajian pada halaman berikutnya.
Unsur-Unsur yang Terkait Dengan Sistem
Akuntansi Penggajian
Fungsi Yang Terkait
Dalam
sistem penggajian melibatkan beberapa fungsi dalamPerusahaan agar
transaksi-transaksi pengggajian tidak terpusat pada satu bagian. Fungsi-fungsi yang terlibat tersebut satu
dengan yang lain salingberhubungan.
Fungsi-fungsi
yang terlibat dalam Sistem Penggajian antara lain(Mulyadi, 2001 : 383) :
a. Fungsi
KepegawaianFungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,menyeleksi
calon karyawan, memutuskan penempatan karyawanbaru, membuat surat keputusan
tariff gaji dan upah karyawan,kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan danpemberhentian karyawan.b.
b. Fungsi
Pencatat Waktu HadirFungsi ini bertanggung jawab atas penyelenggaraan catatan
waktuhadir karyawan Perusahaan. Sistem pengendalian intern yang
baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak
bolehdilaksanakan oleh fungsi operasional atau fungsi pembuat daftargaji.
Fungsi ini di bawah Departemen personalia dan umum.c.
c. Fungsi
Pembuat Daftar Gaji dan UpahFungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar
gaji yangberisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potonganyang
menjadi beban setiap karyawan setiap jangka waktupembayaran gaji. Daftar gaji
di serahkan kepada fungsi pembuatdaftar gaji kepada fungsi akuntansi guna
pembuatan bukti kas keluar yang di pakai sebagai dasar pembayaran gaji kepadakaryawan.
d. Fungsi
AkuntansiDalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannyadengan pembayaran gaji karyawan. Fungsi akuntansi beradaditangan
bagian utang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal.
1. Bagian
utangBagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistemakuntansi
penggajian dan bertanggung jawab untuk memprosespembayaran gaji seperti yang
tecantum dalam daftar gaji.Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberiotorisasi
kepada fungsi pembayar gaji untuk membayarkan gajipada karyawan seperi yang
tercantum dalam daftar gajitersebut
2. Bagian
Kartu BiayaBagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalamsistem
akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke
dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar
gaji dan kartu jamkerja.
3. Bagian
JurnalBagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab
untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
e. Fungsi
KeuanganFungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayarangaji yang
menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebutkemudian di masukkan ke
dalam amplop gaji dan upah setiapkaryawan, untuk selanjutnya di bagikan kepada
karyawan yangberhak.
Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang
digunakan dalam sistem akunatansi penggajianadalah (Mulyadi, 2001 : 375):
a. Dokumen
Pendukung Perubahan GajiDokumen ini umumnya di keluarkan oleh fungsi
kepegawaianberupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.
b. Kartu Jam HadirMerupakan dokumen yang digunakan oleh oleh fungsi
pencatatwaktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di Perusahaan.Catatan
jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa,dapat pula berbentuk
kartu hadir yang di isi dengan mesin pencatatwaktu.
c. Kartu
Jam kerjaDokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yangdikonsumsikan oleh
tenaga kerja langsung pabrik gunamengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini di
isi oleh mandorpabrik dan di serahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan
upahuntuk kemudian di bandingkan dengan kartu jam hadir, sebelumdigunakan untuk
distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenisproduk atau pesanan.
d. Daftar Gaji KaryawanDokumen ini berisi jumlah gaji setiap karyawan,
dikurangipotongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuranuntuk
organisasi karyawan dan sebagainya.
e. Rekap Daftar GajiDokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar
gaji bersamaandengan pembuat daftar gaji yang berisi rincian besarnya
gajibeserta potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
f. Surat
Pernyataan GajiDokumen ini di gunakan sebagai catatan bagi setiap
karyawanmengenai rincian gaji yang di terima oleh setiap karyawan besertapotongan-potongannya.
PROSES REKRUTMEN KARYAWAN
Bagan perekruttan karyawan
Yang
berwenang menerima, mengangkat, menaikkan pangkat,menetapkan gaji berkala,
menjatuhkan hukuman jabatan danmemberhentikan pegawai adalah Direksi. Pengadaan
pegawaidilakukakan hanya untuk mengisi formulir yang telah
ditetapkan.Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar adalah :
a. Warga
Negara Indonesia
b. Berusia
serendah-rendahnya 18 tahun dan setingginya 35 tahun
c. Tidak
pernah dihukum penjara/kurungan berdasarkan keputusanPengadilan yan sudah
mempunyai kekuatan hukum yang tetapkarena melakukan suatu tindak pidana
kejahatan jabatan/tindak pidana lainnya yang ada hubungannya dengan
jabatannya
d. Tidak
pernah terlibat dalam suatu gerakan yang menentangpancasila, UUD 1945, Negara,
dan Pemerintah
e. Tidak
pernah diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawaisuatu instansi, baik
instansi pemerintah maupun swasta
f. Mempunyai
pendidikan, kecakapan/keahlian yang diperlukan
g. Berkelakuan
baik
h. Berbadan
sehat, yang dinyatakan oleh Dokter yang ditunjuk olehPerusahaan Daerah
i. Lulus Ujian
Setiap
Pelamar harus menunjukkan surat lamaran yang ditulis dengantulisan tangan
sendiri kepada Direksi dengan disertai :
a. Daftar
riwayat hidup
b. Salinan
ijazah/surat tanda tamat belajar yang diperlukan
c. Surat
keterangan berkelakuan baik dari pejabat yang berwajib
d. Surat
keterangan kesehatan dari Dokter Pemerintah
e. Surat
pernyataan pelamar bahwa ia tidak pernah dihukumpenjara/kurungan berdasarkan
keputusan pengadilan yang sudahmempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena
melakukan suatutindakan pidana kejahatan yang ada hubungannya dengan jabatan
f. Surat
pernyataan pelamar bahwa ia tidak pernah terlibat dalamgerakan yang menentang
Pancasila, UUD 1945, Negara danPemerintah
g. Surat
pernyataan pelamar bahwa ia tidak pernah diberhentikan tidak dengan hormat
sebagai pegawai suatu instansi baik instansipemerintah maupun swasta
h. Surat
pernyataan pelamar bahwa ia tidak berkedudukan sebagaipegawai negeri/calon
pegawai negeri
i. Pas
photo menurut ukuran dan jumlah yang telah ditentukan
j. Salinan
sah surat keputusan/keterangan tentang pengalaman kerjabagi pelamar yang telah
mempunyai pengalaman kerjak.
k. Surat
keterangan lainnya yang diperlukan
Sumber
:
